Personālvadības kļūdas reti rodas vienā dienā.
Parasti viss sākas daudz nevainīgāk — darba līgumā paliek neprecizēts nosacījums, mutiska vienošanās netiek noformēta rakstiski, informācija par darba samaksas izmaiņām laikus nenonāk līdz grāmatvedībai vai darba attiecību izbeigšanas procesā netiek pārbaudītas visas nepieciešamās detaļas.
Kamēr nerodas konflikts, sūdzība vai pārbaude, šķiet, ka sistēma darbojas.
Taču Valsts darba inspekcijas dati rāda, ka tieši ikdienas darba attiecību procesi ir viena no jomām, kur uzņēmumos regulāri tiek konstatētas problēmas.
Tādēļ viens no svarīgākajiem HR uzdevumiem nav tikai sagatavot dokumentus tad, kad tie jau nepieciešami.
Tas ir pamanīt risku pirms tas kļūst par problēmu.
Darba attiecību problēmas bieži sākas ar šķietami vienkāršām lietām
- gadā Valsts darba inspekcija konstatēja 7994 nozīmīgus pārkāpumus, no kuriem 2889 bija darba tiesību jomā.
Turklāt 60% no VDI konstatētajiem Darba likuma pārkāpumiem bija saistīti ar darba līgumiem. Vēl 15% bija saistīti ar darba attiecību izbeigšanu, 10% — ar darba samaksu, bet 5% — ar darba laiku.
Tie nav eksotiski vai ļoti reti personāla vadības jautājumi.
Tie ir procesi, ar kuriem uzņēmums strādā katru dienu.
Darbinieku pieņem darbā.
Mainās viņa pienākumi.
Tiek pārskatīta alga.
Darbinieks strādā citā darba režīmā.
Viņš dodas atvaļinājumā.
Vai arī darba attiecības tiek izbeigtas.
Jo vairāk šādu procesu notiek paralēli, jo svarīgāka kļūst sistemātiska personālvadība.
Lielākais risks bieži nav likuma nezināšana
Darba devēji nereti zina, ka darba līgumam jābūt noformētam korekti, ka darba laiks jāuzskaita un ka darba attiecību izbeigšanai ir noteikta kārtība.
Problēma bieži ir citur.
Kurš uzņēmumā pārbauda, vai viss tiešām ir izdarīts?
Kurš seko tam, vai dokumenti ir aktuāli?
Kurš pamana, ka faktiskā situācija uzņēmumā vairs neatbilst tam, kas norādīts darba līgumā?
Kurš izvērtē riskus pirms vadītājs pieņem lēmumu par konkrētu darbinieku?
Ja atbildība ir izkaisīta starp uzņēmuma vadītāju, grāmatvedību, biroja administrāciju un struktūrvienību vadītājiem, var rasties situācija, kurā katrs izdara savu daļu, bet neviens nepārrauga visu procesu kopumā.
Tieši šajā brīdī HR kļūst nevis par dokumentu sagatavošanas funkciju, bet par uzņēmuma risku vadības instrumentu.
Darbinieku iesniegumi parāda, kur darba attiecībās rodas spriedze
VDI 2025. gadā izskatīja 3703 fizisko un juridisko personu iesniegumus, kuros bija norādīti 4775 iespējamie pārkāpumi.
Liela daļa no tiem bija saistīta tieši ar darba tiesībām.
Darba likuma jautājumos īpaši izcēlās trīs jomas:
35% — darba attiecību nodibināšana un darba līgumi;
32% — darba attiecību izbeigšana;
16% — darba samaksa.
Šie dati labi parāda, ka konflikts visbiežāk rodas tajos brīžos, kad darba devējs un darbinieks pieņem kādu būtisku lēmumu.
Darba sākumā.
Mainoties darba nosacījumiem.
Un darba attiecību beigās.
Tie ir arī brīži, kuros profesionāla HR iesaiste var dot vislielāko vērtību.
Īpaši jutīgs process — darba attiecību izbeigšana
Atlaišana vai darbinieka aiziešana no uzņēmuma ir viens no procesiem, kur kļūdām var būt visredzamākās sekas.
Nepietiek tikai sagatavot vienu dokumentu.
Jāizvērtē darba attiecību izbeigšanas pamats, termiņi, dokumentācija, informācijas aprite ar grāmatvedību un darbiniekam pienākošās summas.
VDI 2025. gada publiskajā pārskatā norādīts, ka 78% no iesniegumos minētajiem iespējamajiem pārkāpumiem saistībā ar darba attiecību izbeigšanu bija par darbiniekam pienākošos naudas summu neizmaksāšanu.
Tas parāda, ka pat viens process vienlaikus skar HR, vadītāju un grāmatvedību.
Ja komunikācija starp šīm pusēm nav strukturēta, kļūdas iespējamība pieaug.
Personālvadības ārpakalpojums nav tikai dokumentu sagatavošana
Personālvadības ārpakalpojumu reizēm uztver ļoti šauri — kā iespēju pasūtīt darba līgumu vai kādu citu dokumentu.
Taču pilnvērtīga HR ārpakalpojuma vērtība ir daudz plašāka.
Ārējais HR partneris palīdz uzņēmumam izveidot sistēmu, kurā personāla jautājumi tiek risināti konsekventi.
Tas nozīmē, ka uzņēmumam ir speciālists, pie kura vērsties vēl pirms tiek pieņemts lēmums.
Piemēram:
- plānots mainīt darbinieka darba nosacījumus;
- vadītājs apsver darba attiecību izbeigšanu;
- nepieciešams mainīt darba organizāciju;
- rodas konflikts ar darbinieku;
- ir neskaidrība par darba laiku vai prombūtni;
- jāizvērtē, vai esošie dokumenti atbilst faktiskajai situācijai.
Šādos gadījumos lielākā vērtība nav dokumenta sagatavošana pēc fakta.
Lielākā vērtība ir pareiza procesa izvēle jau sākumā.
Arī darba devēji regulāri meklē profesionālu padomu
VDI 2025. gadā sniedza vairāk nekā 31 tūkstoti konsultāciju, un 11 882 no tām tika sniegtas darba devējiem.
Tas labi ilustrē personālvadības realitāti.
Darba tiesiskās attiecības sastāv no ļoti daudzām dažādām situācijām, un nav iespējams sagaidīt, ka uzņēmuma vadītājs katrā no tām uzreiz zinās pareizo risinājumu.
Turklāt jautājumi nereti rodas tieši tajā brīdī, kad lēmums jāpieņem ātri.
Vai drīkstam šādi mainīt darba laiku?
Kā pareizi noformēt darbinieka pārcelšanu citā amatā?
Ko darīt ilgstošas prombūtnes gadījumā?
Kāda ir korekta darba attiecību izbeigšanas procedūra?
Šādās situācijās HR ārpakalpojums dod uzņēmumam pieeju profesionālai kompetencei ikdienā, nevis tikai tad, kad problēma jau ir eskalējusies.
Preventīvs HR ir lētāks par kļūdu labošanu
- gadā VDI darba devējiem piemēroja 1517 administratīvos sodus, kuru kopējā summa sasniedza 522 455 eiro.
Taču iespējamais sods ir tikai viena daļa no riska.
Personālvadības kļūda uzņēmumam var nozīmēt arī juristu izmaksas, vadības laiku, sarežģītas sarunas ar darbiniekiem, dokumentu pārstrādi un reputācijas risku uzņēmuma iekšienē.
Tāpēc HR procesu sakārtošanu ir vērtīgi uztvert nevis tikai kā administratīvu pienākumu, bet kā preventīvu darbu.
Līdzīgi kā uzņēmums regulāri pārbauda iekārtas, finanšu plūsmu vai kvalitātes procesus, arī personāla vadībai nepieciešama regulāra kontrole.
Kad nepieciešams personāla procesu audits?
Nav nepieciešams gaidīt VDI pārbaudi, lai pārbaudītu, vai uzņēmuma personāla dokumentācija un procesi ir sakārtoti.
Personāla procesu audits var palīdzēt noskaidrot:
vai darba līgumi un to pielikumi ir aktuāli;
vai darba attiecību izmaiņas tiek dokumentētas korekti;
vai uzņēmumā ir skaidra darbinieku pieņemšanas un atlaišanas kārtība;
vai personāla dokumenti tiek glabāti un administrēti sistemātiski;
vai vadītāji zina, kā rīkoties nestandarta situācijās;
kur uzņēmumā šobrīd ir lielākie HR riski.
Šāda pārbaude ļauj problēmas konstatēt uzņēmuma iekšienē un tās novērst, pirms tās kļūst par darbinieka sūdzību vai ārējas pārbaudes jautājumu.
HR partneris, nevis tikai ārējs dokumentu sagatavotājs
DarbaGuru personālvadības ārpakalpojuma mērķis ir palīdzēt uzņēmumam izveidot un uzturēt sakārtotus personāla procesus.
Tas var ietvert gan ikdienas personāla administrēšanu, gan darba līgumu un citu dokumentu sagatavošanu, darbinieku pieņemšanas un darba attiecību izbeigšanas procesu, konsultācijas vadītājiem un esošo HR procesu auditu.
Ārpakalpojuma apjoms tiek pielāgots konkrētā uzņēmuma vajadzībām.
Jo svarīgākais nav dokumentu daudzums.
Svarīgākais ir tas, lai uzņēmums zinātu, ka personāla jautājumi tiek risināti savlaicīgi, konsekventi un profesionāli.
VDI statistika parāda, kur darba attiecībās problēmas rodas visbiežāk. Uzņēmuma uzdevums ir nevis gaidīt, līdz tās rodas arī pie viņiem, bet laikus pārbaudīt savus procesus.
DarbaGuru var palīdzēt to izdarīt.