Ražošanas uzņēmumam augot, personāla vadība nemanāmi kļūst par atsevišķu funkciju. Jāpieņem jauni darbinieki, jānoformē darba attiecības, jāseko pārbaudes laikiem un atvaļinājumiem, jāorganizē maiņas, jāfiksē izmaiņas darba nosacījumos, jārisina prombūtnes un reizēm arī korekti jāizbeidz darba attiecības.
Kamēr komandā ir daži cilvēki, daudz ko var paveikt uzņēmuma vadītājs, grāmatvedis vai biroja administrators. Taču, darbinieku skaitam augot, pieaug arī iespēja, ka kāds dokuments netiks aktualizēts, termiņš tiks palaists garām vai sarežģīta situācija tiks atrisināta ne gluži tā, kā paredz Darba likums.
Valsts darba inspekcijas dati rāda, ka tās nav tikai teorētiskas problēmas.
Gandrīz 8000 nozīmīgu pārkāpumu viena gada laikā
2025. gadā Valsts darba inspekcija uzņēmumos konstatēja 7994 nozīmīgus pārkāpumus, un 2889 no tiem bija darba tiesību jomā.
Salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu kopējais konstatēto nozīmīgo pārkāpumu skaits bija pieaudzis par 34%.
Īpaši zīmīgs ir tas, par ko uzņēmumi kļūdās visbiežāk.
No 2025. gadā konstatētajiem Darba likuma pārkāpumiem:
- 60% bija saistīti ar darba līgumiem;
- 15% — ar darba attiecību izbeigšanu;
- 10% — ar darba samaksu;
- 5% — ar darba laiku;
- 3% — ar atpūtas laiku.
Tātad lielākā daļa problēmu nav saistīta ar kādiem retiem un ārkārtīgi sarežģītiem juridiskiem gadījumiem. Tās rodas procesos, ar kuriem uzņēmums saskaras ikdienā — pieņemot cilvēku darbā, mainot viņa nodarbinātības nosacījumus, uzskaitot darba laiku vai izbeidzot darba attiecības.
Kāpēc ražošanā personāla vadība kļūst sarežģītāka īpaši ātri?
Ražošanas uzņēmumā HR administrēšana reti nozīmē tikai darba līgumu sagatavošanu.
Vienam darbiniekam ir standarta darba laiks, citam — maiņu grafiks. Kādam nepieciešama aizvietošana. Cits strādā virsstundas. Vēl kādam mainās amats, darba samaksa vai pienākumi.
Vienlaikus uzņēmums pieņem jaunus cilvēkus, organizē viņu ievadīšanu darbā, seko pārbaudes laikam, atvaļinājumiem un prombūtnēm.
Jo vairāk cilvēku, jo vairāk savstarpēji saistītu procesu.
Un tieši ražošanas vidē tam pievienojas vēl kāds būtisks aspekts — darba drošība.
Piemēram, VDI dati par 2024. gadu rāda, ka no visiem nelaimes gadījumiem, kas notika nakts darbā, visvairāk — 79 gadījumi — bija tieši apstrādes rūpniecībā. VDI norāda, ka nelaimes gadījumi saistīti gan ar krišanu un paklupšanu, gan ķermeņa daļu iespiešanu iekārtās un fizisku pārslodzi.
Arī 2026. gada operatīvie dati kopumā rāda nelaimes gadījumu darbā pieaugumu, tāpēc VDI atkārtoti uzsver savlaicīgu darba vides risku identificēšanu un drošu darba procesu organizēšanu.
HR ārpakalpojums neaizstāj darba aizsardzības speciālistu. Taču labi sakārtota personāla vadība palīdz nodrošināt, ka darbinieku pieņemšana, dokumentācija, informācijas aprite, apmācību administrēšana un citi saistītie procesi nenotiek haotiski.
Darba līgums nav dokuments, ko sagatavo vienreiz
VDI norāda, ka īpaši bieži pārkāpumi saistīti ar Darba likuma 40. panta prasībām — piemēram, darba līguma nenoslēgšanu rakstveidā pirms darba sākšanas vai obligātās informācijas nenorādīšanu līgumā.
Ražošanas uzņēmumā situācija kļūst vēl sarežģītāka, jo darba attiecību laikā nosacījumi mēdz mainīties.
Darbinieks pāriet citā amatā. Mainās viņa alga. Mainās darba laika organizācija. Tiek paplašināti pienākumi. Darbinieks tiek pārcelts uz citu struktūrvienību vai darba vietu. Katras šādas izmaiņas ir ne tikai vadības lēmums. Tās ir arī korekti jānoformē.
Ja uzņēmumā ir 5 darbinieki, šīm izmaiņām vēl iespējams sekot individuāli.
Ja ir 30, 50 vai 100 darbinieku, ar atsevišķiem Word failiem, Excel tabulām un atmiņu vien vairs var nepietikt.
Īpaši riskants brīdis — darba attiecību izbeigšana
Arī darbinieka aiziešana uzņēmumam nav tikai jautājums par iesnieguma saņemšanu.
VDI 2025. gadā saņēma 3703 iesniegumus, kuros bija norādīti 4775 iespējamie pārkāpumi. Aptuveni 90% no tiem bija saistīti ar darba tiesībām.
No Darba likuma jautājumiem iesniegumos:
35% attiecās uz darba attiecību nodibināšanu un darba līgumiem, bet 32% — uz darba attiecību izbeigšanu.
Turklāt no iespējamajiem pārkāpumiem, kas saistīti ar darba attiecību izbeigšanu, 78% bija par darbiniekam pienākošos naudas summu neizmaksāšanu.
Tas parāda, cik būtiski uzņēmumam ir skaidri procesi ne tikai darbinieka pirmajā, bet arī pēdējā darba dienā.
Kurš sagatavo dokumentus? Kas pārbauda termiņus? Kas pārliecinās par atvaļinājuma atlikumu? Kas nodod informāciju grāmatvedībai? Kas pārbauda, vai visas izmaiņas darba attiecību laikā ir bijušas korekti dokumentētas?
Ja atbildība par šiem jautājumiem ir sadalīta starp vadītāju, grāmatvedi un biroja administratoru, kļūdu iespēja pieaug.
“Mums ir grāmatvede” nav tas pats, kas “mums ir HR”
Grāmatvedība un personāla vadība ir cieši saistītas, taču tās nav viena un tā pati funkcija.
Grāmatvedis aprēķina darba algu, taču HR funkcija sākas daudz agrāk.
Tā ietver darbinieka pieņemšanu, darba līguma sagatavošanu, informācijas apkopošanu, izmaiņu dokumentēšanu, atvaļinājumu un prombūtņu administrēšanu, personāla dokumentācijas uzturēšanu, vadītāju konsultēšanu un darba attiecību izbeigšanas procesa organizēšanu.
Ja uzņēmumam nav sava HR speciālista, šie pienākumi bieži vien tiek sadalīti starp vairākiem cilvēkiem.
Rezultātā katrs zina savu procesa daļu, bet ne vienmēr kāds redz kopainu.
Arī darba devējiem ir daudz jautājumu
2025. gadā VDI kopumā sniedza vairāk nekā 31 tūkstoti konsultāciju, no kurām 11 882 tika sniegtas darba devējiem.
Tas ir labs atgādinājums — darba devējam nav un arī nav jāzina visas darba tiesību nianses no galvas.
Taču uzņēmumam ir nepieciešams kāds, kurš tās zina vai spēj laikus noskaidrot.
Tieši šeit HR ārpakalpojums kļūst par alternatīvu sava pilna laika personāla speciālista algošanai.
Ko HR ārpakalpojums var pārņemt ražošanas uzņēmumā?
Darba Guru var kļūt par uzņēmuma ārējo personāla daļu un palīdzēt ar ikdienas HR procesiem, piemēram:
- darba līgumu un ar tiem saistīto dokumentu sagatavošanu;
- darbinieku pieņemšanas un darba attiecību izbeigšanas administrēšanu;
- izmaiņu darba attiecībās noformēšanu;
- personāla dokumentācijas uzturēšanu un sakārtošanu;
- atvaļinājumu, prombūtņu un citu HR procesu administrēšanu;
- darba laika organizācijas dokumentācijas jautājumiem;
- iekšējo personāla procesu un dokumentu izveidi;
- vadītāju konsultēšanu ikdienas darba attiecību jautājumos.
Pakalpojuma apjomu iespējams pielāgot uzņēmumam — no esošās personāla dokumentācijas audita līdz pilnvērtīgai ikdienas HR funkcijas pārņemšanai.
Kad HR ārpakalpojums sāk atmaksāties?
Nav viena konkrēta darbinieku skaita, no kura uzņēmumam obligāti vajadzīgs HR speciālists.
Taču praksē signāli parasti ir ļoti līdzīgi.
Uzņēmumā jau ir 15, 20 vai vairāk darbinieku.
Vadītājs arvien vairāk laika pavada personāla jautājumu risināšanā.
Grāmatvedim tiek uzdoti jautājumi, kas īsti nav grāmatvedības jautājumi.
Dokumentiem tiek izmantoti gadiem seni paraugi.
Nav vienas vietas, kur redzama aktuālā informācija par visiem darbiniekiem.
Nav skaidrs, kurš atbild par konkrēto HR procesu.
Ja rodas sarežģītāka situācija ar darbinieku, risinājums tiek meklēts tikai tad, kad problēma jau ir radusies.
Šajā brīdī uzņēmumam ir divas iespējas — veidot savu personāla nodaļu vai izmantot ārējo HR komandu.
Ražošanas uzņēmumiem, kuros ir 15–100 darbinieku, ārpakalpojums bieži ļauj iegūt profesionālu HR funkciju bez nepieciešamības uzreiz izveidot vēl vienu pilna laika amata vietu.
Sakārtots HR nav tikai dokumenti VDI pārbaudei
VDI 2025. gadā darba devējiem kopumā piemēroja 1517 administratīvos sodus, kuru kopējā summa sasniedza 522 455 eiro.
Taču personāla vadību nevajadzētu sakārtot tikai tāpēc, lai izvairītos no soda.
Sakārtoti HR procesi nozīmē arī to, ka vadītājs zina, kas uzņēmumā notiek.
Darbiniekam ir skaidri viņa darba nosacījumi.
Grāmatvedība savlaicīgi saņem pareizu informāciju.
Darba attiecību izmaiņas nepazūd e-pastos un mutiskās vienošanās.
Un tad, kad rodas nestandarta situācija, uzņēmumam nav jāsāk meklēt risinājums no nulles.
Labs HR nav papildu birokrātija. Labs HR padara uzņēmuma vadīšanu vienkāršāku.
Vai jūsu uzņēmuma HR procesi ir gatavi nākamajiem 15 darbiniekiem?
Ja uzņēmums aug, nav jāgaida brīdis, kad personāla jautājumi sāk aizņemt pārāk daudz vadības laika vai parādās pirmās kļūdas.
Darba Guru HR ārpakalpojums palīdz ražošanas uzņēmumiem sakārtot personāla procesus un nodrošina profesionālu HR atbalstu ikdienā — bez nepieciešamības veidot savu personāla nodaļu.
Sāciet ar esošās situācijas izvērtēšanu.
Sazinieties ar Darba Guru, un kopā noskaidrosim, kādu HR atbalstu nepieciešams tieši jūsu uzņēmumam.