Bieži vien vislielākā kļūda tiek pieļauta, rakstot e-pasta vēstuli un aizmirstot par sasveicināšanos un uzrunu. Tā ir ļoti svarīga e-pasta daļa, jo parāda Jūsu attieksmi un arī distanci, ko vēlaties ieturēt. No uzrunas formas diezgan bieži ir atkarīgs sarakstes rezultāts. Pieklājība prasa personu uzrunāt pareizi, un Jūsu personīgā zīmola veiksmīgā attīstībā ir svarīgi to atcerēties un ievērot.
Uzruna un sveiciens
Latviešu valodā ir nepieklājīgi uzrunāt adresātu, kam rakstāt vēstuli, tikai uzvārdā vai tikai vārdā, aizmirstot par sveicienu. Vēstuli nevajadzētu sākt tikai ar adresāta vārdu, jo tas skan strupi, un tas ir gluži kā ar kādu sāktu runāt bez sasveicināšanās. Vārds ir jānorāda, lai saņēmējam ir skaidrs, ka vēstule ir paredzēta tieši viņam. Uzrunāt personu vēstulēs Jūs varat, piemēram, „Labdien, Jāni!” vai „Godātais Jāni Kalniņ!”.
Sveiciens ir svarīga vēstules daļa, jo tas rada pirmo iespaidu par vēstuli. Ja tā formātu izvēlas nepareizi, saņēmējs vēstuli var pat neizlasīt. Pat, ja steidzaties, vienmēr atcerieties par sasveicināšanos! Arī tad, ja rakstāt jau trešo vai ceturto atbildi un Jums jau ir izveidojusies e-pasta komunikācija. Tas jau neaizņem daudz laika, un rada par Jums pieklājīga cilvēka iespaidu.
Domas formulēšana un teikumu veidošana
E-pasta vēstules jāveido tā, lai tās būtu viegli lasāmas un teksta jēga būtu viegli uztverama un izprotama. Teikumus veidojiet īsus un vienkāršus, izvairoties no liekiem vārdiem un gariem, sarežģītu izteiksmju un palīgteikumu virknējumiem. Ja varat apvienot divus teikumus vienā, izvairoties no liekvārdības, dariet tā. Arī par sarežģītām lietām runājiet vienkārši, jo vienkāršība – tā ir stila izveides meistarības pazīme. Vislielākā māksla ir rakstīt vienkārši.
Gari teikumi ir grūtāk uztverami, bet tā nav kļūda. Ar tiem vienkārši ir grūtāk noturēt lasītāja uzmanību un ieinteresētību izlasīt vēstuli līdz beigām. Toties īsi teikumi piešķir uzsvaru. Tie rada teksta kustīgumu un dzīvīgumu. Tomēr vienmēr jāatceras par mērenību – kas par daudz, tas par skādi! Labāk ievietojiet īsus teikumus starp dažiem gariem, jo tā Jūs radīsiet iedarbīgāku tekstu.
Liekvārdība
Izvairietie no liekvārdības! E-pasta eksperti iesaka rakstīt e-pasta vēstules, iekļaujoties piecos teikumos. Ja vēlaties, lai Jūsu vēstules izlasa līdz galam, rakstiet īsas vēstules. Izvairieties no nevajadzīgām frāzēm, atkārtojumiem, nevajadzīgi iespraustiem vārdiem! Īsas un vienkāršas vēstules saņēmēji izlasa un visbiežāk arī atbild, turklāt kodolīga rakstīšana piespiedīs Jūs rakstīt bez liekvārdības.
„Gudri” vārdi
Vārdu izvēlei ir ļoti būtiska nozīme lietišķajā sarakstē. Jums neviens nav jāpārsteidz ar Jūsu vārdu krājumu, tādēļ labāk izvairieties izmantot vēstulē žargonus, profesionālismus un svešvārdus. Jo vienkāršāki un saprotamāki vārdi, jo daiļrunīgāks patiesībā būsiet. Vienmēr jāatceras par to, vai Jūsu mērķis ar rakstīto vēstuli ir atstāt iespaidu vai tikt saprastam.
Gramatika
Gramatikai lietišķajā sarakstē ir ļoti svarīga nozīme, un tā tiešām var glābt Jūsu dzīvību. Īpaši, ja vēlaties radīt profesionālu iespaidu par savu personīgo zīmolu. Lai izvairīnot no drukas kļūdām tekstā, pirms nosūtīšanas rūpīgi pārlasiet uzrakstīto. Ja vēstule nav steidzami jānosūta, bet tā ir ļoti svarīga, tad labāk to pārlasīt vēlāk.
Neviens nav piedzimis rakstnieks, un arī nevajag, taču Jūs varat nepārtraukti uzlabot savu stilu, iedvesmoties no labiem paraugiem, rūpēties par pareizību utt. Tas tikai nāks par labu Jūsu personīgajai zīmolvirzībai. Jūsu elektroniskā sarakste ir Jūsu atspulgs. Katra uzrakstītā vēstule uzlabo vai pat pilnīgi pretēji – nelabvēlīgi ietekmē Jūsu reputāciju un personīgo zīmolvadību. Ja rakstīsiet haotiski un kļūdaini, tad arī adresāts Jūs tieši tāpat uztvers.