Der atcerēties, ka Jūsu nosūtītās vai publicētās ziņas saņēmēji ir gudri un arī aizņemti cilvēki, tādēļ rakstiet skaidru, viegli saprotamu un pārliecinošu ziņojumu. Tā Jūs palīdzēsiet viņiem ietaupīt laiku un vieglāk izdarīt izvēli starp daudzajiem lēmumiem, kas viņiem dienas laikā jāpieņem.
Mūsdienās elektroniskā komunikācija jau ir kļuvusi par tik ikdienišķu parādību, ka Jūs tai vairs pat nepievēršat īpašu vērību. Vai tās būtu e-pasta vēstules vai kāds publisks ziņojums Jūsu blogā, mājaslapā vai sociālajos tīklos – šāda veida komunikācija ļoti daudz pasaka par Jūsu personīgā zīmola kultūru, profesionalitāti, kompetencēm, kvalitāti, interesi par citiem un attieksmi. Un sarakstes kvalitāte bieži ietekmē darījuma vai attiecību gaitu. Lai Jūsu raksts vai e-pasta vēstule panāktu vēlamo rezultātu, nepieciešams izvēlēties piemēroto struktūru un stilu.
Vispirms sāciet ar to, ka izdomājiet un noformulējiet domu, ko vēlaties ar šo ziņojumu pateikt. Raksta mērķim jābūt skaidram un saprotamam. Tad domājiet par teikumu un rindkopu veidošanu (ja teksts ir specifisks ar kādiem datiem vai ko citu būtisku, tad ievāciet nepieciešamo informāciju), un pēc tam nobeigumā jābūt pamudinājumam rīkoties – skaidri saprotamai rīcībai, kādu gaidāt no saņēmēja vai lasītāja. Lai raksts būtu pārliecinošs, vajag to argumentēt, dodot piemērus vai minot faktus, saglabājot mērķauditorijas uzticību un simpātijas, kā arī ieteicams izvairīties no nevajadzīgas vispārināšanas.
Katru uzrakstīto vārdu un tā novietojumu teikumā „izlaidiet” caur adresāta filtru! Tā Jūs iemācīsieties skaidri rakstīt. Ja tekstu var viegli uztvert un tas nerada divdomību, kā arī tajā nav nekā lieka, nevajadzīgas frāzes, vienas un tās pašas domas vai vārdu atkārtojumi un liekvārdības, tad viss ir kārtībā. Vārdi ir svarīgākais vēstules vai raksta mikroelements. Tie var palīdzēt vai gluži pretēji – traucēt ziņas nodošanu.
Atcerieties un ievērojiet šo vienkāršo likumsakarību – jo vairāk teksta lapā, jo mazāk cilvēku to izlasīs. Tieši tāpēc jāraksta pēc iespējas īsāk, skaidrāk un arī tā, lai ieinteresētu lasīt tālāk. Rakstiet tikai pašu būtiskāko, un rakstiet vienkārši, nesarežģījot lietas!
Katrs ziņojums ir citādāks, taču, ja tas būs skaidrs, koncentrēts, kodolīgs, pārliecinošs un interesants, tā kvalitāte būs izšķiroša, un kvantitātei būs otršķirīga nozīme. Jo vairāk tekstam būs jēga un informatīvā satura, jo mazāk liekvārdības būs. Un jo pārliecinošāks Jūs būsiet tajā, ko rakstāt un ko vēlaties citiem ar uzrakstīto pateikt, jo veiksmīgāka būs Jūsu personīgā zīmolvirzība.